Tag, Uhrzeit sowie Ort und Tagesordnung der öffentlichen Sitzungen der Ratsversammlung sowie der jeweiligen Ausschusssitzungen werden durch Bereitstellung im Internet unter www.quickborn.de unter Veröffentlichungen bekannt gemacht. Auf Veröffentlichungen wird an der Bekanntmachungstafel neben dem Haupteingang des Rathauses, Rathausplatz 1 hingewiesen. Zusätzlich erfolgt eine Bekanntmachung in der "Quickborner Umschau".

Zu Beginn jeder Sitzung der Ratsversammlung oder eines Fachausschusses findet eine Einwohnerfragestunde statt. Sie dauert höchstens 30 Minuten. Die Ratsversammlung/der Fachausschuss kann eine Verlängerung beschließen. Daran teilnehmen können alle Einwohnerinnen und Einwohner, die das 14. Lebensjahr vollendet haben. Im Ausschuss für Bildung, Kultur und Freizeit und im Ausschuss für Kinder, Jugend und Soziales ist der Tagesordnungspunkt Kinder und Jugendliche melden sich zu Wort vorangestellt. Der oder die Ausschussvorsitzende fragt die Anwesenden, ob es Anliegen gibt, die sich nicht auf die zur Beratung anstehenden Punkte beziehen, aber Angelegenheiten der örtlichen Gemeinschaft betreffen und (bei Fachausschüssen) in die Zuständigkeit des jeweiligen Gremiums gehören. Jede Einwohnerin/jeder Einwohner über 14 Jahre darf bis zu 3 Fragen, Vorschläge oder Anregungen vortragen. Der Vortrag einer Frage, eines Vorschlags oder einer Anregung darf die Dauer von 3 Minuten nicht überschreiten. Ist die Zeit der Einwohnerfragestunde nicht ausgeschöpft, besteht die Möglichkeit, weitere Fragen zu stellen.

Im Anschluss daran erfolgt nach dem Aufruf jedes Tagesordnungspunktes und dem dazugehörigen Sachvortrag die Aufforderung, Fragen zum Tagesordnungspunkt zu stellen. In diesem Fall müssen sich die beabsichtigten Wortbeiträge auf den Beratungsgegenstand beziehen. Erst danach nimmt das Gremium die eigentliche Beratung auf.

Außerdem besteht die Möglichkeit der Anhörung. Einwohnerinnen und Einwohner, die von Beratungsgegenständen betroffen sind, sowie Sachkundige können zu dem in Betracht kommenden Tagesordnungspunkt angehört werden. Die Ratsversammlung oder der Ausschuss beschließt hierüber vor Eintritt in die Tagesordnung. Die Anhörung erlaubt Betroffenen, sich auch mit mehreren Wortbeiträgen in die Beratung der Ausschussmitglieder einzubringen. Die Darlegung der eigenen Auffassung darf jedoch die Dauer von 5 Minuten nicht übersteigen. Antworten auf Fragen dürfen nicht mehr als 3 Minuten beanspruchen. Wer eine Anhörung wünscht, wendet sich bitte rechtzeitig vor einer Sitzung schriftlich oder mündlich unter Angabe des Tagesordnungspunktes, der Person, die die Frage stellen wird, und des Grundes der Betroffenheit an den Vorsitzenden der Ratsversammlung/des Fachausschusses.

Die Öffentlichkeit kann im Einzelfall ausgeschlossen werden, wenn bei einem Beratungsgegenstand überwiegende Belange des öffentlichen Wohls oder berechtigte Interessen Einzelner dies erfordern.

Einmal im Jahr kann zur Erörterung wichtiger Angelegenheiten der Stadt eine Einwohnerversammlung einberufen werden. Zusätzliche Einwohnerversammlungen können auch begrenzt auf die Ortsteile Quickborn-Heide und Quickborn-Renzel durchgeführt werden, soweit ausschließlich oder überwiegend ortsteilbezogene Erörterungsgegenstände dies erfordern.

Zeit, Ort und Tagesordnung werden auch hierfür öffentlich bekannt gegeben. Die Tagesordnung kann von der Versammlung zu Beginn ergänzt oder geändert werden, wenn mindestens zwei Drittel der Anwesenden einverstanden sind. Der/die Bürgervorsteher/in leitet die Einwohnerversammlung. Er/Sie kann die Redezeit bis zu 3 Minuten je Rednerin oder Redner beschränken, falls dies zur ordnungsgemäßen Durchführung der Einwohnerversammlung erforderlich ist.

In der Einwohnerversammlung berichtet der/die Bürgervorsteher/in über wichtige Angelegenheiten der Stadt und stellt diese zur Erörterung. Einwohnerinnen und Einwohnern ist hierzu auf Wunsch das Wort zu erteilen. Über Anregungen und Vorschläge aus der Einwohnerversammlung ist offen abzustimmen. Vor der Abstimmung sind die Anregungen und Vorschläge schriftlich vorzulegen oder zu Protokoll zu geben. Sie gelten als angenommen, wenn für sie die Mehrheit der Stimmen der Anwesenden abgegeben wird. Eine Abstimmung über Anregungen und Vorschläge, die nicht Angelegenheiten der Stadt betreffen, ist nicht zulässig. Über jede Einwohnerversammlung wird ein Protokoll angefertigt. Anregungen und Vorschläge der Einwohnerversammlung, über die abgestimmt wurde, werden von der Verwaltung bearbeitet und sollen möglichst in der nächsten Sitzung der Ratsversammlung behandelt werden.